6 experttips för kontanthantering inom e-handel

En fråga som e-handelsrådgivaren och experten Paul Waddy ofta får är: "Hur mycket pengar behöver jag i mitt företag?". Den följs vanligtvis tätt av frågan "Hur mycket lager behöver jag?". Svaret på båda dessa frågor är att hitta en sund balans genom en bra kontanthantering.

"Dina pengar är alltid bundna till din produkt, så du behöver den operativa hävstången", säger han.

Waddy har mer än 12 års erfarenhet av e-handel. Han rankades som nummer 2 på Inside Retail's lista över de 50 främsta personerna inom e-handel och är en erfaren rådgivare till några av Australiens mest kända e-handelsvarumärken.

Vi pratade med Waddy om hans bästa tips för att hålla ditt företag friskt och tillväxtinriktat. En stark strategi för kontanthantering gör ditt företag mer motståndskraftigt och gör det möjligt för dig att ta ut kontanter från ditt företag med sinnesro.

1. Håll 12 veckors lager för att hålla jämna steg med efterfrågan.

E-handelsföretag bör ha tillräckligt med lager för att täcka ledtiderna för tillverkning och tillgodose efterfrågan tills nästa lagerparti kommer in. Det är viktigt att de har tillräckligt med lager för att kunna ta hänsyn till fluktuationer i försäljningen så att de inte får slut på pengar om efterfrågan ökar innan en ny omgång kommer in.

Om du tittar på företag som importerar sina produkter måste du vanligtvis planera för 8 veckors ledtid för tillverkning och ytterligare 4 veckor för leverans. Den här bristen på försörjningskedja är en av de största utmaningarna med lagerhantering som e-handelsgrundare står inför. Waddys rekommendation är att hålla minst 12 veckors lager på lager, och kanske till och med 16 veckor, för att vara säker på att du är säker.

"Vad vi borde göra är att ha tillräckligt med lager för att kunna säga: 'Jag vill få en månads försäljningsdata om detta' och sedan kan jag gå in och ersätta min order så att lagret kommer in precis när jag säljer ut", säger Waddy.

För att jämföra ditt lager rekommenderar Waddy också att du kontrollerar veckans eller månadens täckningsgrad utifrån dina försäljningsuppgifter.

Hur man följer upp det: "Jag skulle uppmuntra alla att kontrollera månadens täckningsgrad - med andra ord, hur mycket lager har jag i lager just nu på försäljningsnivå", säger han. "Om jag har en miljon dollar i försäljning och har 3 miljoner dollar i lager har jag tre månaders täckning."

Med hjälp av dessa uppgifter kan du avgöra hur snabbt du kommer att sälja slut och när du behöver göra en ny beställning. Det hjälper dig också att förstå när du riskerar att ha för mycket lager när nästa beställning anländer. Du vill inte ha för mycket pengar bundna i lager. Om du närmar dig slutet av månaden och har för mycket lager är det dags att genomföra en försäljning.

2. Ha 10 veckors kontanter i handen för att hålla dig motståndskraftig.

Även om det är viktigt att hitta och hålla rätt lagernivåer är det inte ditt enda fokus. Du måste också ha pengar på banken för att kunna skaffa nya kunder och utveckla ditt företag på lång sikt. Dessutom behöver du kontanter för att klara av de utmanande perioder då något går fel. Att ha minst 10 veckors kontanter på banken ger dig en buffert som gör att du kan rida ut eventuella stormar och driva verksamheten med ett visst svängrum.

"Du måste ha pengar på ditt bankkonto för att kunna anställa nya medarbetare, betala löner, göra marknadsföring - och alla andra saker som krävs när du växer", säger Waddy.

Vi har också sett många faktorer som påverkat detaljisterna och deras vinstmarginaler under de senaste åren, oavsett om det handlar om pandemier, förseningar i leveranserna eller inflation. Det bästa sättet att skydda sig mot faktorer utanför din kontroll är att lämna en buffert så att ditt företag kan upprätthålla sig självt även om försäljningen eller intäkterna tar en stor smäll.

Waddy pekar på pandemin som ett exempel på när många företag blev utsatta eftersom de inte hade tillräckligt med kontanter för att överleva turbulenta förhållanden.

"Vi har sett en lång rad företag som gick i konkurs under COVID. Varför? För att de fick slut på pengar", säger han. "Dödsbudet för dessa företag började långt före COVID. Vissa av dessa företag gick i konkurs inom några veckor. De hade inte ens två veckors fria pengar. Andra klarade sig eftersom de hade pengar och kom ut starkare än någonsin."

Hur man följer upp det: Planera för en regnig dag och behåll kontanter även när du växer. För att räkna ut hur mycket du behöver rekommenderar Waddy att du räknar ihop dina fasta utgifter för 10 veckor: personalens löner, hyra och allmännyttiga tjänster, till exempel. Det är den siffran du bör sikta på. Annars kan det vara för sent att få tillgång till finansiering från finansieringsleverantörer när du verkligen behöver det, eftersom de är mer benägna att se dig som en risk.

3. Håll utkik efter oegentligheter i dina bruttomarginaler.

Extrema nedgångar och toppar i din resultaträkning månad för månad kan vara ett tecken på ett bokföringsfel, och du vill få det åtgärdat.

Det här misstaget kan drabba alla typer av återförsäljare - inte bara nystartade företag - så det är något som alla e-handelsgrundare bör vara uppmärksamma på. Företag som inte erbjuder stora rabatter och som har stabila marginaler på omkring 70 % bör se en stadig tillväxt i sina resultaträkningar. Om det finns konsistenser i dina bruttomarginaler vet du att det sannolikt finns ett misstag.

"Du ser hur bruttovinsten i resultaträkningen stiger, sjunker, stiger och sjunker under månader då du vet att du haft en bra månad", förklarar Waddy. "Om du helt plötsligt hamnar i förlustzonen och du kliar dig i huvudet, lita på din magkänsla. Din bokhållare har bokfört dina inköp på ett felaktigt sätt."

Hur man följer upp det: "I praktiken kan du öppna din Xero-fil just nu och kontrollera din bruttomarginal", säger han. "Om bruttomarginalen fluktuerar är dina kostnader och inköp felaktigt bokförda."

Tala med din bokförare eller ekonomichef om du ser denna trend så att du kan reda ut misstaget och få dina inköp bokförda på rätt sätt.